Zoeken

Administratie Emailadres als Digitale Inbox voor inkoopfacturen

In Asperion heeft iedere administratie een uniek e-mailadres (Bijv. 123abc@asperionmail.nl). Dit administratie emailadres kan worden gebruikt om emails naar de administratie te sturen. Het adres kan tevens gebruikt worden om als afzender te dienen voor emails die vanuit de administratie worden verstuurd (bijv. emails met verkoop facturen als bijlage). Emails naar het administratie emailadres versturen is mogelijk als de administratie over de vereiste rechten beschikt om de bijlagen in de administratie te kunnen opslaan. Bij ontvangst van een email worden geschikte bijlages in de administratie opgeslagen en wordt een kopie van de email met de bijlage(n) ter bevestiging doorgestuurd aan het eigen emailadres. Eventuele tekst in deze email wordt niet in de administratie bewaard. Emails die verstuurd worden vanuit de administratie, worden verstuurd door de Asperion mailserver vanuit het domein @asperionmail.nl. Als het administratie emailadres gebruikt wordt als afzender van verstuurde emails, dan kan dit, in sommige gevallen, voorkomen dat de emails door het SPAM filter van de ontvanger van de email wordt uitgefilterd.

Email Instellingen

Email instellingen en uw administratie emailadres kunt u vinden in de Setup Wizard. Naast het beheren van de emailfuncties, kunt u ook de inkomende email functionaliteit (de)activeren om te voorkomen dat er ongewenste bijlagen (bijv. uit SPAM) in de administratie worden opgeslagen.

Ga naar:  Setup Wizard > Administratie >  Ondernemingsgegevens -> tabblad Email instellingen

Wat gebeurt er met Inkomende emails?

Een email die aan een administratie email adres is verzonden, wordt als volgt verwerkt :

• Bij aankomst op een Asperion mailserver wordt deze gescand op bijlagen.
  
  
• Geschikte bijlagen worden opgeslagen in de administratie.
  Alleen PDF en UBL bestanden worden door Asperion automatisch opgepakt voor verwerking.
  
  
• De ontvangen bijlagen worden vervolgens verwerkt en als inkoopfacturen klaargezet in de administratie.
  Ze kunnen dan verwerkt worden met de functie "Te boeken inkoop factuurscans" in de module Financieel. Indien de AdmInbox module in gebruik is, dan kunnen de facturen ook in deze module verwerkt worden.

  Let op!
  De bijlagen worden alleen in de administratie klaargezet als de administratie over de juiste rechten beschikt voor opslag van scans en andere documenten.
  Als de instelling voor de ontvangst mogelijkheid beschikbaar is in de Setup wizard, dan beschikt de administratie ook over de juiste rechten. Lees meer...

• Nadat de bijlagen uit een email, zijn gekopieerd, dan wordt de email vervolgens doorgestuurd aan het "eigen emailadres" zoals is ingesteld in de setup wizard.

  (zie: email instellingen)
  
  

  

  Aan het begin van de inhoud van de email wordt er extra informatie toegevoegd, zodat duidelijk is of er bijlagen zijn geaccepteerd door Asperion.
  Ook in het onderwerp van de email wordt het woord *Verwerkt* toegevoegd.  Hiermee zijn de emails die door Asperion zijn verwerkt snel te herkennen.

  Als een bijlage niet verwerkt wordt...
  Het kan ook voorkomen dat in de email wordt bevestigd dat Asperion de bijlage(n) niet heeft verwerkt inclusief de reden waarom. Daarvoor kunnen verschillende redenen zijn :
  
  - Als in de Setup Wizard de scan ontvangstmogelijkheid uitgezet is. Zie onder.
  - Als de administratie niet over de email inbox functie beschikt (ISM2 administratie).
  - Als een administratie niet meer actief is of niet meer gebruikt kan worden.
  - Als een bijlage niet geschikt blijkt omdat het geen PDF of UBL bestand is.
  
  Door deze boodschap weet de gebruiker dat de scan op een andere manier in de administratie gebracht moet worden.

   

  Emails niet toestaan?

  De inkomende email functionaliteit kan, al dan niet tijdelijk, worden uitgeschakeld door de instelling "ontvangst mogelijkheid" in de Setup Wizard aan of uit te schakelen.
  
  Ga naar: Setup Wizard > Administratie >  Ondernemingsgegevens -> tabblad Email instellingen

  

  Indien deze instelling, niet beschikbaar is, of niet kan worden ingeschakeld, dan heeft de administratie onvoldoende rechten voor deze functie.
  Neem contact op met de administratie of helpdesk voor ondersteuning.

   

  U kunt deze functie(s) niet gebruiken?
  Wanneer een functie voor u niet beschikbaar is dan heeft de beheerder van de administratie deze functie voor uw gebruikersprofiel niet geactiveerd.

   

Tags

Ondernemingsgegevens

administratie emailadres

email2admin

Digitale Inbox

zzp

Disclaimer:
De voor u beschikbare functies worden bepaald door het type abonnement dat is afgesloten. Sommige hier beschreven functies kunnen voor u dus niet beschikbaar zijn en/of soms iets anders werken dan zoals hier beschreven.

Hoewel bij de totstandkoming van de informatie in dit document de uiterste zorg is betracht en er naar gestreefd is om deze informatie zo compleet en volledig mogelijk te maken en te houden, kan Asperion noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Asperion wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Teksten kunnen, zonder kennisgeving vooraf, veranderd worden.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Asperion

© Copyright - Asperion® en het Asperion logo zijn zowel handelsnaam als geregistreerde handelsmerken van Asperion Software B.V.