De Setup Wizard

Werken met kostenplaatsen en kostendragers

Menu : Algemeen > Setup Wizard > Basisgegevens > Kostenplaatsen/Kostendragers

Kostenplaatsen en kostendragers

Binnen InBalance, InTrade en InTime kan er gewerkt worden met kostenplaatsen. Binnen InBalance kan er tevens gewerkt worden met kostendragers. De AdmInbox ZZP heeft gezien het karakter van de administratie geen beschikking over de mogelijkheid om kostenplaatsen en kostendragers toe te wijzen.

Kostenplaats vs kostendrager

Een kostenplaats kan een afdeling/locatie zijn binnen een bedrijf, bijvoorbeeld ‘kantoor’ of ‘wagenpark’, maar ook een activiteit, apparaat of project, waaraan kosten en opbrengsten worden toegewezen. Dit geeft via diverse rapportages een meer gedetailleerd inzicht in de cijfers.

Na het activeren van deze optie is het dus mogelijk om tijdens het boeken bedragen op een bepaalde grootboekrekening toe te wijzen aan kostenplaatsen om een meer gedetailleerd inzicht te krijgen in de administratie en de cijfers. Door middel van een kostendrager kan er nog meer in detail worden vastgelegd, het is een verdieping van de kostenplaats. Een voorbeeld hiervan is het wagenpark (kostenplaats) met de verschillende auto’s (kostendrager).

Zo is er snel inzicht wat het wagenpark aan kosten heeft gemaakt en welke kosten bij welke auto hoort.

Kostenplaatsen activeren

De kostenplaatsen kunnen worden geactiveerd via menu:

Klik onderaan de pagina op ‘Wijzigen’, zet een vinkje achter 'Kostenplaatsen activeren’ en klik op ‘Opslaan’ onderaan de pagina.

Kostenplaats Activeren Setup Wizard

Kostenplaatsen aanmaken

Via menu Algemeen> Setup Wizard> Basisgegevens> Kostenplaatsen kunnen nu de kostenplaatsen worden aangemaakt, het volgende scherm zal worden getoond:

 Kostenplaats Toevoegen

Klik op de tab ‘Toevoegen’ en maak de gewenste kostenplaatsen aan.

Bij het aanmaken van een kostenplaats wordt de ID van de kostenplaats automatisch gegenereerd en kan niet worden aangepast. Desgewenst kan het ID nummer in de omschrijving worden meegegeven. De ‘Omschrijving’ toont de naam van de kostenplaats bij het boeken, op de relatiekaart en in de rapportages. Bij  ‘Beschrijving’ kan desgewenst informatie over het gebruik of het doel van de kostenplaats worden ingevuld.

Kostenplaats Toevoegen 1

 Op de tab ‘Overzicht’ worden de aangemaakte kostenplaatsen getoond. Door middel van het aanklikken van de status kunnen de beschikbare, niet beschikbare, of alle kostenplaatsen getoond worden.

  Overzicht Kostenplaatsen

Kostenplaatsen blokkeren voor gebruik

Indien een kostenplaats niet langer gebruikt hoeft te worden, dan kan de kostenplaats op ‘Niet beschikbaar’ worden gezet, open de kostenplaats door middel van het potloodje aan het einde van de regel, haal het vinkje weg bij ‘Beschikbaar’ en sla dit op.

Kostenplaats Details

Deze wijziging kan achteraf nog ongedaan worden gemaakt, plaats dan het vinkje weer. In het overzicht vindt u vóór het kostenplaats ID nog een icoon met de status van de kostenplaats die aangeeft of de kostenplaats al dan niet actief is.

Kostenplaats Beschikbaar

Kostenplaatsen verplicht stellen tijdens boekgang

Op de tab 'Instellingen’ is aan te geven hoe de kostenplaats gebruikt moet worden:

 Kostenplaats Instellingen

 De instelling kan per rekeningtype worden gekozen. Rekeningtypen zijn gekoppeld aan grootboekrekeningen en zijn terug te vinden via menu Algemeen> Setup Wizard> Rekeningschema> Grootboekrekeningen, kolom ‘Rekeningtype’.

Kostendragers aanmaken

Kostendragers worden niet standaard aangeboden maar kunnen op verzoek geactiveerd worden, neem hiervoor contact op met de HelpDesk: HelpDesk@Asperion.nl.

Het ‘kostendragertype’ maakt onderdeel uit van de structuur van de kostendragers. De kostendrager is gekoppeld aan een kostendragertype. Aan een kostendragertype kunnen meerdere kostendragers gekoppeld worden. Een kostendragertype heeft geen invloed op de Asperion rapporten, maar is aangemaakt om met externe rapporten te koppelen en zo bepaalde gegevens uit administraties op te kunnen halen.

Kostendragertype aanmaken

Als de optie kostendragers geactiveerd is, dan wordt via menu  'Algemeen> Setup Wizard> Basisgegevens de optie ‘Kostendragertypen’ getoond. Maak deze aan door te klikken op ‘Toevoegen’.

 Kostendragerstypen

 

Kostendrager aanmaken

Kostendragers

Kostendrager blokkeren voor gebruik

Wanneer een kostendrager niet langer gebruikt dient te worden, dan kan deze, net als bij een kostenplaats, inactief gemaakt te worden. De werkwijze is identiek aan de kostenplaats, enkel wordt de bewerking uitgevoerd via het menu 'Kostendragers'. Ook kan hier deze handeling weer ongedaan worden gemaakt.

 Kostendragers Beschikbaar

Kostendragers verplicht stellen tijdens het boeken

Een kostendrager is net zoals een kostenplaats verplicht te stellen, toestaan, of niet toestaan. De werkwijze is gelijk aan die van de kostendragers en is in te stellen op de tab ‘Instellingen’ van het overzicht kostendragers.

 Kostendragers Instellingen

Kostenplaatsen en kostendragers gebruiken

Mogelijkheden toepassen kostenplaatsen/kostendragers

De kostenplaats/kostendrager kan nu worden toegevoegd aan de debiteuren- en/of crediteurkaart, tab ‘Fin./Fiscaal’.

 Crediteurenkaart

Inkoopfacturen en verkoopfacturen

Wanneer de kostenplaats/kostendrager is ingevuld op de kaart, dan wordt deze standaard voorgesteld bij het registeren van een inkoopfactuur in de AdmInbox/UBL en het handmatig invoeren van verkoop- en inkoopfacturen in de module Financieel.

Verkoopfacturen in de module Facturatie

Voor verkoopfacturen kan binnen de module Facturatie bij het aanmaken van de concept factuur de gewenste kostenplaats voor álle regels óf op regelniveau geselecteerd worden.

 Factuur Aanmaken

 Factuur Aanmaken 2

Importeren van data en bestanden met gebruik van conversie code

Wanneer er gegevens geïmporteerd worden kan door middel van het vullen van het conversie code veld bij het importeren van facturen de juiste kostenplaats gekoppeld worden. Vul in het conversie code veld de code van de kostenplaats in die wordt meegegeven in het te importeren bestand om op basis hiervan de juiste kostenplaats te koppelen.  

 Conversie Code

 Conversie Code 2

Kostenplaats als project

Om op beperkte schaal met projecten te werken zou de kostenplaats ingezet kunnen worden als project. Vervolgens kan via Grootboek > Rapportage overig > Resultatenoverzicht kostenplaatsen het resultaat per project bekeken worden. Selecteer in dit menu de gewenste kostenplaats en genereer het rapport.

Kostenplaats en de AdmInbox

Voor inkoopfacturen kan de kostenplaats en evt. de kostendrager, worden ingevuld op de crediteurenkaart. Zo zal de kostenplaats/kostendrager automatisch worden gekoppeld aan de inkoopfactuur bij het werken met de AdmInbox.

Trefwoorden

Bij het werken met trefwoorden kan er ook een kostenplaats worden meegegeven. Een trefwoord wordt aangemaakt via menu Algemeen> Setup Wizard> Basisgegevens> Trefwoorden en kunnen worden gebruikt voor het boeken van bonnen of bank.

Zie voor meer informatie over trefwoorden en hoe u deze kunt gebruiken:

Meer over trefwoorden...

 

 Trefwoord

Vaste Activa

Binnen de module Vaste Activa is het ook mogelijk te werken met kostenplaatsen.

Bij het aanmaken van een activum is het mogelijk een kostenplaats mee te geven, zodat bijvoorbeeld de afschrijvingen of boekwinsten en -verliezen ook ten laste of ten gunste van deze kostenplaats geboekt worden.

 Activa

Binnen de module is het ook mogelijk verschillende rapporten op te vragen op basis van een bepaalde kostenplaats, zoals het ‘Overzicht vaste activa’, ‘Boekwaarde overzicht’ en het ‘Controle Overzicht.  

Overzichten grootboekmutaties met kostenplaatsen /kostendragers

Memoriaal, kasboek, vaste journaalpost e.d.

Bij het aanmaken van een memoriaal, Vaste journaalpost of bijvoorbeeld het kasboek, dan kan er aan de boekregels een kostenplaats/kostendrager toevoegd worden, zodat de boeking ten laste of ten gunste van de kostenplaats/kostendrager kan worden geboekt.

Memoriaal

Kasblad

Bij het aanmaken van een kasblad bestaat nog de mogelijkheid om het volledige kasblad te koppelen aan de kostenplaats/kostendrager. Bij het aanmaken worden deze twee items dan voorgesteld, maar kunnen op regelniveau nog worden aangepast.

Kasblad

Transitorische boekingen

De administraties die over deze rechten beschikken, kunnen voor een evenredige verdeling van bijvoorbeeld kosten gebruik maken van de transitorische boekingen.

Bij de transitorische boekingen dient de oorspronkelijke boeking ook op een kostenplaats te hebben plaatsgevonden. Wanneer nu de transitorische boeking wordt aangemaakt zal de boeking steeds op de reeds aangemaakte kostenplaatsen en evt. kostendragers worden aangemaakt.

Rapportage kostenplaatsen / kostendragers

Wanneer voor een administratie de kostenplaatsen / kostendragers zijn ingesteld verschijnen er bij verschillende rapporten zoekfilters om deze te selecteren. Zo kan na het openen van een rapport gekozen worden voor een bepaalde kostenplaats, om na te gaan aan welke boeking op welke grootboekrekening deze is toegvoegd.

Daarnaast zijn er specifieke rapporten voor kostenplaatsen en kostendragers:

Kies menu Grootboek> Rapportage overig: Resultatenoverzicht kostenplaatsen

Kies menu Grootboek> Rapportage overig: Resultatenoverzicht kostendragers

 

 

Tags Kostenplaats Grootboekrekeningen Kostendrager conversie code veld conversiecode Importeren op kostenplaats Overzicht op kostenplaatsen
Disclaimer:
De voor u beschikbare functies worden bepaald door het type abonnement dat is afgesloten. Sommige hier beschreven functies kunnen voor u dus niet beschikbaar zijn en/of soms iets anders werken dan zoals hier beschreven.

Hoewel bij de totstandkoming van de informatie in dit document de uiterste zorg is betracht en er naar gestreefd is om deze informatie zo compleet en volledig mogelijk te maken en te houden, kan Asperion noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Asperion wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Teksten kunnen, zonder kennisgeving vooraf, veranderd worden.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Asperion

© Copyright - Asperion® en het Asperion logo zijn zowel handelsnaam als geregistreerde handelsmerken van Asperion Software B.V.