PrintInkoopsoorten
Het doel van inkoopsoorten is om een extra omschrijving aan een grootboekrekening te kunnen meegeven zodat collega's of cliënten door de omschrijving automatisch naar de juiste grootboekrekening geleid worden.
Een inkoopsoort is een verzameling rekeningen die ook speciaal zijn aangemerkt als 'Inkoopsoort' en hierdoor het boeken vergemakkelijkt. Alleen de grootboekrekeningen die zijn aangemerkt als inkoopsoort worden bij de het kasblad of bij de crediteur, tab 'Fin/Fiscaal', getoond. De keuze tijdens het boeken wordt hiermee beperkt en alleen de grootboeken die nodig zijn worden getoond, er hoeft niet door een grote lijst gescrolld te worden. Daarnaast is een grootboekrekening die niet als 'Inkoopsoort' is aangemerkt ook niet te selecteren.
Er kan met een omschrijving gewerkt worden zodat het kiezen van een grootboek vergemakkelijkt kan worden, de inhoud van een grootboekrekening is dan voor de gebruiker direct duidelijk.
Het is niet mogelijk om een grootboekrekening zonder inkoopsoort direct aan de crediteurenkaart te koppelen. Er kan niet binnen het kasblad geboekt worden op een grootboekrekening als deze niet eerst als inkoopsoort is aangemaakt.
Aanmaken en beheren
Kies in de module Financieel 
> Setup Wizard, Basisgegevens> Inkoopsoorten om deze menu-optie te openen, er worden nu twee tabs getoond, 'Overzicht' en 'Toevoegen'.
Overzicht: Hier worden de reeds aangemaakte inkoopsoorten al getoond. De gemaakte inkoopsoorten zijn te bewerken of te verwijderen. Klik hiervoor op resp. het potloodje of het vuilnisbakje.
Toevoegen: Klik op de tab 'Toevoegen' en onderstaande menu optie wordt geopend. Het is mogelijk handmatig, per stuk, een inkoopsoort toe te voegen of te selecteren uit een lijst met grootboekrekeningen, het 'Afleiden van grootboekrekeningen'.
Handmatig toevoegen
Standaard is de menu optie 'Handmatig' aangevinkt. Kies een omschrijving, evt. een beschrijving, en het bijbehorende grootboek en klik op 'Toevoegen'.
Afleiden van grootboekrekeningen
Bij het toevoegen van een grote hoeveelheid nieuwe inkoopsoorten kunnen de gewenste grootboekrekeningen snel geselecteerd worden via de menu-optie 'Afleiden van grootboekrekeningen'. Door de vinkbox vooraan de regel aan te vinken en dit op te slaan worden deze aan de inkoopsoorten toegevoegd en worden ze getoond op de tab 'Overzicht', en zijn deze te selecteren bij het kasblad en crediteuren.
Als er onder het grootboekrekening een stippellijntje getoond wordt, dan is het grootboekrekening al toegevoegd. Door de muis op het stippellijntje te houden wordt getoond welke inkoopsoorten al zijn aangemaakt voor deze grootboekrekening.
Werken met het veld 'omschrijving'
Het is mogelijk om het kiezen van het juiste grootboek te vereenvoudigen door te werken met het veld 'Omschrijving'. Bij het aanmaken van een inkoopsoort kan er voor gekozen worden als omschrijving 'Papier' te kiezen, en hieraan dan het grootboek 'Kantoorbenodigdheden' te koppelen. Een gebruiker kan dan zoeken op 'Papier' en zo eenvoudig het juiste grootboek selecteren. Aan één grootboek kunnen meerdere omschrijvingen gekoppeld worden, zo kan ook de omschrijving 'Pennen' worden toegevoegd aan hetzelfde grootboek. We adviseren om het inkoopsoort op zowel omschrijving 'Grootboek' als op de aangepaste omschrijving toe te voegen, zo kan altijd door iedereen de juiste rekening gevonden worden.
Wijzigen
Een inkoopsoort is steeds te wijzigen. Ga hiervoor naar de tab 'Overzicht' van de inkoopsoorten en klik op het potloodje.
Als de omschrijving wordt aanpast, dan zal er in plaats van de eerste omschrijving de tweede omschrijving getoond worden op de crediteurenkaart, wanneer 'Papier' wordt aangepast naar 'Printerpapier wordt de crediteurenkaart direct bijgewerkt met die omschrijving.
Als er een nieuw grootboekrekeningwordt gekozen, er dient geboekt te worden op 'Kleine aanschaffingen' in plaats van 'Kantoorbenodigdheden', dan zal er vanaf het moment van wijzigen en het selecteren van de inkoopsoort op het nieuwe tegenrekening geboekt worden.
Selecteren Inkoopsoorten
Crediteuren
Aan een crediteur kan een inkoopsoort geboekt worden, zodat deze steeds standaard zal worden getoond bij het boeken van de inkoopfacturen. De inkoopsoort wordt getoond bij het handmatig boeken via bijvoorbeeld menu Inkoop> Inkoopfacturen Invoeren, maar ook via menu Inkoop> Inkoopfacturen> Inlezen/boeken factuurscan. Daarnaast wordt het inkoopsoort opgehaald als er gewerkt wordt met een AdmInbox. Tijdens het boeken kan de grootboekrekening nog worden aangepast indien gewenst.
Ga naar menu Inkoop> Crediteuren/Leveranciers, selecteer de gewenste crediteur, en ga naar de tab 'Fin./Fiscaal'. Klik op de blauwe button 'Wijzigen', kies bij Ïnkoopsoorten de gewenste inkoopsoort. Hier kan zowel 'Printerpapier' als het grootboek 4330 Kantoorbenodigdheden worden ingegeven.
Kasblad
Als er geboekt wordt in het kasboek, kan er bij 'uitgaven/Inkoop kas' gekozen worden uit de aangemaakte inkoopsoorten. Hier kan gezocht worden op 'Omschrijving' maar natuurlijk ook op grootboek.
