Zoeken

Het afboeken van openstaande bedragen

Dat klanten soms niet betalen is vervelend. Als zeker is dat een factuur niet meer betaald zal worden dan kan deze worden afgeboekt zodat de factuur niet meer in de lijst van openstaande posten blijft staan. Raadpleeg de geldende fiscale regels voor deze administratieve handeling. Soms moeten kleine betalingsverschillen afgeboekt worden. Ook dat is mogelijk met deze functie. Voor het afboeken van facturen of het nog openstaande bedrag op een factuur is een aparte functie beschikbaar. Na afboeking zal de factuur uit de lijst met openstaande facturen verdwijnen zodat alleen de facturen overblijven die nog niet (geheel) betaald zijn maar waarvan wel verwacht wordt dat ze nog betaald zullen worden. Wordt een afgeboekte factuur later alsnog betaald dan kan de afboeking teruggedraaid worden. Om de functie te kunnen gebruiken is het nodig dat een aantal instellingen vooraf gedaan zijn. Deze instellingen worden aan het eind van deze pagina beschreven. Bij sommige abonnementsvormen zijn deze instellingen vooraf reeds gedaan en dan kan de functie direct gebruikt worden.

 

Zoek de verkoopfactuur die afgeboekt moet worden

Facturen die nog niet (geheel) betaald zijn staan onder andere in de lijst Openstaande posten Debiteuren.
Om de lijst te vinden zijn verschillende menuopties beschikbaar, afhankelijk van de module en de abonnementsvorm.

• Menu : Verkoop > Openstaande facturen of klik op een sneltoets als deze beschikbaar is : 

Het zoekvenster van de Openstaande Posten Lijst (OPL) opent zich.

Er kunnen verschillende zoekopties ingesteld worden om een bepaalde factuur te vinden.

• Klik op Zoeken

De lijst met nog niet betaalde verkoopfacturen wordt getoond. Omdat het facturen zijn die gestuurd zijn aan de klanten/debiteuren van de onderneming, wordt de lijst meestal genoemd Openstaande posten Debiteuren.

De facturen op deze lijst betreft facturen die nog niet of niet geheel betaald zijn of facturen waarop nog geen betaling geregistreerd is.

 

Geef aan dat er afgeboekt moet worden :

Aan het eind van de regel waarop de factuur staat zijn een aantal iconen zichtbaar.

Breng de muis naar het betaalicoon

Er opent zich een klein menu

• Klik op Bedrag afboeken

Er opent zich een modal als volgt : 

De factuurgegevens worden weergegeven, de datum van vandaag wordt direct ingevuld evenals het factuurbedrag en een voorgestelde omschrijving die bij de boeking bewaard zal worden.

• Pas de velden aan indien nodig
  
  
• Klik op Verwerken  

De afboeking is nu verwerkt. De factuur zal uit de Openstaande Posten Lijst verdwijnen, deze staat immers niet meer open.

Belangrijk:
Facturen die minder dan een jaar verlopen zijn mogen van de fiscus alleen onder bepaalde voorwaarden afgeboekt worden. Raadpleeg hiervoor de site van de belastingdienst omdat de regelgeving hieromtrent regelmatig verandert.
In het geval van kleine betalingsverschillen zal deze beperking meestal niet gelden.

Ook is het mogelijk dat een klant een factuur 2x betaald heeft. Er is dan sprake van een grote, negatieve openstaande post. Gebruik dan niet deze functie om de openstaande post af te boeken.
Nadat het bedrag is teruggestort aan de klant zal de openstaande post door afletteren van het bankafschrift weer verdwijnen.

Betalingsverschillen afboeken

Soms betaalt een klant niet precies het factuurbedrag. Dan blijft er een klein bedrag open staan op een factuur en wordt de lijst met openstaande posten onnodig lang en onoverzichtelijk.
Als het af te boeken bedrag kleiner is dan € 1,00 dan zal dit bedrag afgeboekt worden op de rekening voor betalingsverschillen zoals deze is ingesteld voor de administratie.

Een afboeking terugdraaien

Als een afboeking ten onrechte is ingevoerd, bijvoorbeeld omdat de factuur later alsnog betaald wordt, dan kan de afboeking weer teruggedraaid worden.

Handel als volgt :

• Open het factuur overzicht, bijvoorbeeld het overzicht van verkoopfacturen :
  
  
• Klik op het icoon voor de Betalingsdetails
  Onderaan de betalingsdetails staan de betalingsboekingen op de factuur.
  
  
• Klik op het prullenbakje om de afboeking te verwijderen.
  
  De reeds gedane afboeking wordt geheel verwijderd.

Instellingen in de Setup Wizard

Deze instellingen kunnen uitgevoerd worden door de administratie beheerder of diegene die toegang heeft tot de Setup Wizard. Afhankelijk van de abonnementsvorm kan het zijn dat de instelling al automatisch heeft plaatsgevonden zodat de functie direct gebruikt kan worden.

1. Rekening voor betalingsverschillen
   
   Kleine openstaande bedragen worden afgeboekt op een rekening voor betalingsverschillen.
   
   Deze wordt als volgt ingesteld :
   
   Menu : Algemeen > Setup Wizard. Administratie > Administratie instellingen > TAB Instellingen : Rekening betalingsverschillen
   
   
   
   
2. Dagboek selectie
   

Afboekingen worden in een dagboek van het type memoriaal geboekt. Welk dagboek hiervoor gebruikt wordt kan de gebruiker zelf instellen.

Menu : Algemeen > Setup Wizard. Administratie > Administratie instellingen > TAB Instellingen : Debiteuren/Crediteuren instellingen

 

 

Tags	Bedrag afboeken

Disclaimer:
De voor u beschikbare functies worden bepaald door het type abonnement dat is afgesloten. Sommige hier beschreven functies kunnen voor u dus niet beschikbaar zijn en/of soms iets anders werken dan zoals hier beschreven.

Hoewel bij de totstandkoming van de informatie in dit document de uiterste zorg is betracht en er naar gestreefd is om deze informatie zo compleet en volledig mogelijk te maken en te houden, kan Asperion noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Asperion wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Teksten kunnen, zonder kennisgeving vooraf, veranderd worden.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Asperion

© Copyright - Asperion® en het Asperion logo zijn zowel handelsnaam als geregistreerde handelsmerken van Asperion Software B.V.