De module AdmInbox

De digitale inbox van elke Asperion administratie.
Boekingen controleren in de AdmInbox.

Boekingen controleren in de AdmInbox

Met de module AdmInbox wordt de administratie van een universele Digitale Inbox voorzien, waarin boekstukken zoals facturen en bonnen, en andere voor de administratie relevante documenten, geplaatst kunnen worden in afwachting van verdere verwerking.

Na een scanregistratie wordt een conceptboeking aangemaakt en vormt de scan het bij de boeking behorende boekstuk. Als alle scans zijn geregistreerd kan met de Controle functie snel nagegaan worden of alles correct is geregistreerd en eventueel gecorrigeerd worden waar nodig.
Deze (na)controle verhoogt uiteraard de efficiency van het proces. Noodzakelijk is deze controle overigens niet, want diezelfde boekingen inclusief boekstuk zijn nu ook toegevoegd aan het overzicht met te journaliseren facturen. De verantwoordelijke hiervoor kan zelf ook de boekingen nog aanpassen aan de hand van de inhoud van de scan.

    
  • Kies MenuAdmInbox >  Upload facturen > Controleren
  • of klik direct op de TAB  Controleren

Elke regel betreft een conceptboeking als gevolg van een registratie van een scan.
  • Klik  op een regel in de lijst.
    De geselecteerde regel wordt geel gekleurd en een preview van het boekstuk wordt getoond.
 

 

Controleren
Het controlescherm. Elke regel betreft een door registratie gevormde conceptboeking van een scan.

 

Hoe controleren?

  • Leverancier
  • Factuurnummer
  • Datum
  • Bedrag en BTW

Als deze gegevens correct zijn overgenomen van de scan, dan is de AdmInbox gebruiker in principe klaar.

Als een registratie gecorrigeerd moet worden, gebruik dan het terugdraai icoon Terugdraaien en registreer de scan opnieuw.

Bent u niet zeker van een registratie? Gebruik dan het   Uitroepteken  icoon om de conceptboeking onder de aandacht te brengen van de boekhouder die de boekingen later verder verwerkt.

 

Beschikbare functies

 In het overzicht worden zowel Inkoop- als Verkoop facturen getoond. Er zijn de volgende functies beschikbaar om de controle uit te kunnen voeren :

Boekstuk nr.   Bij elke concept boeking wordt het toegekende boekstuknummer in een aparte kolom aangegeven. De boekstuk nummering wordt bepaald door de administratie beheerder via de instellingen in de Setup Wizard > Dagboeken.
Noteer het nummer eventueel op het originele boekstuk.

Pdf       Klik op het PDF icoon aan het eind van een regel.
Een PDF versie van het boekstuk, inclusief het boekstuknummer, kan nu gedownload en bekeken worden en het kan eventueel afgedrukt worden voor een papieren archief.

 Vergrootglas   Beweeg de muis over de afbeelding van de factuur en een vergrootglasfunctie wordt zichtbaar om het boekstuk beter te kunnen bekijken. Voor een analyse op "ware grootte" kan gebruik gemaakt worden van de hier beschreven PDF download/bekijk functie.

Terugdraaien   Als er een scan registratie gecorrigeerd moet worden, klik dan op dit terugdraai icoon.
De conceptboekingsregel verdwijnt uit dit controle overzicht en de scan komt dan weer beschikbaar in het scan registratiescherm en kan dan in gecorrigeerde vorm opnieuw geregistreerd worden.

 Uitroepteken   Bent u er niet zeker van of een scan goed is geregistreerd? Klik dan op dit uitroepteken. De verantwoordelijke voor het journaliseren moet dan  naar deze boeking kijken alvorens deze verder verwerkt kan worden.

Boekingsscores   Asperion genereert, op grond van de 4 registratievelden en de instellingen voor crediteur of debiteur, de conceptboeking. In goed ingeregelde administraties zal dit in de meeste gevallen tot een correcte boeking leiden. Maar er zijn situaties waarbij er afgeweken wordt en/of situaties dat er nog niet genoeg informatie beschikbaar is om op voorspelbare wijze een correcte conceptboeking te genereren. Elke resulterende boeking wordt daarom van een score voorzien die aangeeft in hoeverre Asperion meent dat de boeking correct zou kunnen zijn.
  • Beweeg de muis over een score en er wordt op het scherm meer details gegeven over de wijze waarop een score tot stand gekomen is.
De verantwoordelijke voor het verder journaliseren van de boekingen ziet deze scores ook in het overzicht met te journaliseren facturen en krijgt dan snel inzicht in de boekingen die (in ieder geval) nog extra controle of zelfs correctie behoeven.

   Green Score  Groene score
Asperion heeft een journaliseerbare conceptboeking gegenereerd en meent met grote zekerheid dat de conceptboeking correct is. Bij een goed ingeregelde administratie zal deze score het meest voorkomen.

   Orange Score  Oranje score
Asperion heeft weliswaar een journaliseerbare conceptboeking gegenereerd. Maar op grond van de automatische analyse acht Asperion het mogelijk dat de er afwijkend geboekt moet worden. In dit geval kan na-controle door de boekhouder verstandig zijn, voordat de boeking gejournaliseerd wordt.

   Red Score  Rode score
Asperion kon, op grond van de beschikbare informatie, geen journaliseerbare conceptboeking aanmaken. De verantwoordelijke voor het verder journaliseren van de boekingen moet deze boeking eerst completeren alvorens deze gejournaliseerd kan worden.

 

Nuttige link : Klik hier voor de lijst met instructie pagina's over de AdmInbox

Tags Adminbox controleren
Disclaimer:
De voor u beschikbare functies worden bepaald door het type abonnement dat is afgesloten. Sommige hier beschreven functies kunnen voor u dus niet beschikbaar zijn en/of soms iets anders werken dan zoals hier beschreven.

Hoewel bij de totstandkoming van de informatie in dit document de uiterste zorg is betracht en er naar gestreefd is om deze informatie zo compleet en volledig mogelijk te maken en te houden, kan Asperion noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Asperion wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Teksten kunnen, zonder kennisgeving vooraf, veranderd worden.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Asperion

© Copyright - Asperion® en het Asperion logo zijn zowel handelsnaam als geregistreerde handelsmerken van Asperion Software B.V.