PrintGebruik een betaallink in de email bij je factuur
Met het automatisch meesturen van een betaallink bij elke factuur die je verstuurt, maak je het je klanten zo gemakkelijk mogelijk om je facturen te betalen. In de module Facturatie van de InBalance module is het daarom mogelijk om bij een definitieve factuur een betaallink op te nemen in de email. Na onvangst van je factuur kan je klant door klikken op de betaallink je factuur direct online betalen met bijvoorbeeld: iDEAL, Creditcard of Apple Pay.
Activeren van de Asperion Payment functie.
Voor het afhandelen van de online betalingen, maakt Asperion gebruik van betaal partners.
Deze partners (Payment Service Providers of leverancier van een Betaaldienst) handelen de betaling veilig en snel af via de vertrouwde koppelingen met banken en creditcard maatschapijen. Het zijn dezelfde partners die ook worden gebruikt om webshop betalingen te verwerken.
Op dit moment werkt Asperion samen met Mollie als betaalpartner. Om deze betaalfunctie te kunnen gebruiken heb je dus ook een account nodig bij Mollie. De aanvraag van het account is nodig omdat Mollie als betaalprovider een validatie van jou als gebruiker en ontvanger van gelden moet afronden om betalingen te kunnen verrichten.
De diensten van een betaalpartner zijn uiteraard niet gratis. In het geval van Mollie hoeft er geen apart abonnement afgesloten te worden. Er zijn dus geen vaste kosten vooraf. Mollie rekent achteraf af per transactie. Dus elke keer als een klant een factuur bijvoorbeeld via iDEAL betaalt, dan brengt Mollie een kleine fee in rekening. Voordat een account bij Mollie aangevraagd wordt, is het wellicht verstandig om eerst die fees nader te bestuderen : Fees van Mollie.
Configureren van de functie
Ga naar de Setup-Wizard en kies voor de optie: Facturatie > Facturen
Klik op de knop: "Koppelen" om in te loggen bij Mollie of direct een account aan te maken.
Er opent een nieuw scherm naar de website van Mollie.
Heb je al een account bij Mollie?
Dan kan er direct worden ingelogd bij Mollie om Asperion toestemming te geven om betaalverzoeken namens jouw bedrijf aan te maken.
Is er nog geen account mij Mollie?
Dan is het mogelijk om direct een account aan te vragen via de knop "Aanmelden".
Na de aanmelding, zal Mollie de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende van je organisatie nog moeten valideren.
Dit kan allemaal worden afgehandeld in het dashboard van je Mollie account.
Intussen kan je wel al betalingen van klanten ontvangen. Uitbetalen van de ontvangen gelden kan pas als het account volledig is gevalideerd. Lees meer in de online help van Mollie
Website profiel aanmaken bij Mollie
Zodra er een account is aangemaakt bij Mollie, moet er een websiteprofiel worden aangemaakt voor de betaalpagina van Asperion.
Met een website profiel, kan er per website (webshop of in dit geval de betaalpagina van Asperion) worden opgegeven welke betaalopties je wilt aanbieden aan je klanten.
Let op! Er moet hier dus een profiel worden aangemaakt voor de betaalpagina van Asperion.
Ga in het Mollie Dashboard naar: Instellingen -> Websiteprofielen
Klik op: "Maak een nieuw websiteprofiel aan"
Vul bij website het websiteadres (URL) in van de betaalpagina van Asperion: "https://payment.asperion.nl/".
Bij de vraag staat je website online kies je voor: JA (Dit betreft immers de betaalpagina van Asperion)
Geef bij de beschrijving van producten en diensten 2 beschrijvingen op voor een snelle acceptatie.
1. "Online Betalen van facturen vanuit Online Boekhoudpakket Asperion"
2. Wat de dienst/product is wat wordt geleverd
De overige vragen vul je verder aan met de gegevens van je organisatie/bedrijf.
Klik op "Opslaan" om het websiteprofiel toe te voegen.
Betaalopties Toevoegen
Zodra het websiteprofiel voor Asperion is toegevoegd. Kan je opgeven welke betaalopties je beschikbaar wilt stellen voor jouw klanten.
In Nederland is iDEAL een erg populaire optie. Maar heb je klanten in Belgie dan is Bankcontact voor deze klanten een hele mooie optie.
Kies in je nieuw aangemaakte websiteprofiel op de optie "Betaalmethodes".
Activeer de betaalopties die je wilt aanbieden aan jouw klanten.
Mollie vraagt per transactie een fee, deze kan je direct terugvinden onder de knop "Tarieven en Info".
Achteraf kunnen er altijd betaalmethodes worden aan- of uitgezet. De opties die je hier beschikbaar maakt, komen ook beschikbaar in de Asperion betaalpagina voor je klanten.
Zodra deze instellingen zijn opgeslagen, is het mogelijk om online betalingen te gaan ontvangen.
De volgende stap is om een betaal knop toe te voegen in de uitgaande e-mails.
BELANGRIJK - Vóórdat je begint
Wacht met het gebruiken van betaallinks tot het moment dat je als klant door Mollie bent geaccepteerd. Mollie mag betaalde facturen n.l. pas aan jou uitkeren nadat hun klant-acceptatieproces succesvol is afgerond en dat kan enkele dagen en bij complicaties zelfs weken duren. Hier kan noch Asperion, noch de HelpDesk iets aan doen om het proces te verkorten. U krijgt een bericht van Mollie als ze tot uitbetaling over kunnen gaan. De status is ook op het dashboard van Mollie terug te vinden (Tab : Administratie).
Leveranciers van betaaldiensten staan onder toezicht van De Nederlandse Bank (DNB). Om witwassen van geld te voorkomen zijn ze verplicht om elke klant die van hun betaaldiensten gebruik maakt vantevoren te screenen. Bij het aanmaken van een Mollie account zullen je dus vragen gesteld worden die Mollie in staat stelt om vast te te stellen wie je bent en of je gerechtigd bent om van hun diensten gebruik te mogen maken. Er zal o.a. ook om een kopie van je identiteitskaart gevraagd worden. Met het screeningproces is veel handwerk vereist en dat kan enkele dagen en soms langer duren. In die periode kan en mag Mollie eventueel reeds door je klanten betaalde facturen niet aan je uitbetalen.
Betaalknop toevoegen in e-mail
Om klanten de optie te geven om de factuur direct online te betalen. Zal er in de uitgaande e-mail waarmee de factuur aan de klant wordt verstuurd een betaallink moeten worden toegevoegd.
Deze betaallink is opgenomen als autotextveld (PaymentUrl) in de layout editor van de emails.
Er is ook een template beschikbaar waar deze link al is opgenomen "Asperion Email bij Factuur v1.1 incl. betaallink".
Je kunt ervoor kiezen om deze template te gaan gebruiken of je past je eigen email layout aan.
Onderstaand het voorbeeld van de beschikbare e-mail layout template, voorzien van een betaalknop met link.
Het klikken van de betaallink brengt de klant naar de Asperion betaal pagina. Met de unieke link naar de betreffende factuur.
De klant kan vervolgens via de gekozen betaaloptie(s) de factuur betalen. Net zoals de meeste mensen al zijn gewend online te betalen via een webshop. Als de betaling is gelukt word deze factuur geblokkeerd voor nieuwe betalingen. Zo kan de klant de factuur niet dubbel betalen via deze betaaloptie.
Zodra de betalingen door Mollie worden uitgekeerd op uw zakelijke bankrekening, kunnen de betalingen worden gematched op de facturen.
Lees voor de uitgebreide beschijving hoe deze betalingen en de in rekening gebrachte kosten van Mollie te verwerken via deze online help pagina: Verwerken van online payments