Het Incassovoorstel : van CLIEOP naar SEPA

Tips voor gebruikers die de incasso functie in het CLIEOP formaat al gebruiken

Incasso bestanden maken momenteel gebruik van het CLIEOP formaat. Na medio 2014 accepteren banken dit formaat niet meer.
Met het oog op de komende veranderingen is de incasso functionaliteit in Asperion aangepast. Om een geleidelijke overstap mogelijk te maken kunnen incasso bestanden nog tot de overgangsdatum in het CLIEOP formaat aangemaakt worden.
Daarnaast is het nu ook ook mogelijk geworden om bestanden in het nieuwe SEPA formaat aan te maken.

U gaat nog even door met CLIEOP?

U kunt na deze release voor de incassofunctie zonder aanpassingen gewoon doorgaan met het aanmaken van CLIEOP bestanden voor al uw bestaande incasso debiteuren. Daarbij is het zoekfilter in het Incassovoorstel scherm wel uitgebreid.:

Newincassofilter

U kunt nu ook op vervaldatum filteren.
Dit is straks nodig als bij incasso's in het SEPA formaat de vervaldatum als pre-notificatiedatum gebruikt wordt.
Er kan eventueel op een bedrag "bandbreedte" gefilterd worden. Bijvoorbeeld tussen de 0 en 5 cent.
Dit is belangrijk als gebruik gemaakt wordt van test-incasso's met kleine bedragen. Dan kunnen die incasso's samengebracht worden in één apart incassobestand.
U kunt nu het exportformaat kiezen.
Dit laat u uiteraard op CLIEOP staan. De SEPA optie is alleen te kiezen als er voor de administratie een Incassanten ID is ingevoerd en er ook een dagboek (bankboek) aanwezig is waarmee SEPA incasso's mogelijk zijn.

Voor de rest werkt het incasso voorstel scherm, voor wat betreft het aanmaken van incasso's in CLIEOP formaat, precies hetzelfde als voorheen.

Wat is er veranderd in het beheer van incasso instellingen?

Zodra u de incassoinstellingen wilt veranderen c.q nieuwe debiteuren op incasso wilt gaan zetten, dan is het belangrijk om van de volgende informatie op de hoogte te zijn :

De bestaande incassoinstellingen per debiteur zijn met de release geconverteerd
De bestaande incassoinstellingen per debiteur zijn voor u al aangepast op de debiteurkaart. Voor debiteuren waarvan de incasso status (Debiteurkaart > TAB Financieel/Fiscaal) al was aangevinkt, is een conversie gedaan zodat u diezelfde debiteuren kunt blijven incasseren zonder dat u iets in de stamgegevens hoeft te wijzigen. Met de conversie is de oude "incasso-vink" vertaald naar een incasso mandaat van het type doorlopende "Euro Incasso" waarmee incasso's uitgevoerd kunnen worden.

Let op :
Het kan zijn dat deze aangemaakte mandaten door het soms ontbreken van IBAN en/of BIC ten tijde van de conversie, niet aan SEPA regels voldoen en dan zijn ze niet voor incassobatches van het SEPA formaat te gebruiken.
Uiterlijk vóór de overgangsdatum moet u deze mandaten dan, na aanvulling van de IBAN, BIC gegevens, door een nieuw mandaat vervangen. Zie de speciale instructies voor deze mandaten.
Voor wijzigingen in de incassoinstellingen is de Incassant ID van de onderneming voortaan vereist.
Een Incassant Identificatienummer is een uniek nummer voor ondernemingen die incasso's doen. Het nummer, dat met de SEPA regels werd ingevoerd, is een combinatie van het KvK nummer en het land waar uw onderneming gevestigd is. Om incassoinstellingen aan te kunnen passen moet dit nummer vanaf nu in de administratiegegevens ingevoerd zijn (Setup Wizard > Administratie > Administratie-instellingen).

Het invoeren van het Incassant Identificatienummer is een eenmalige instelling.
Als het Incassant Identificatienummer nog niet is ingevuld, dan doet u dit als volgt :

Zorg er voor dat het KvK nummer van de onderneming is ingevoerd (Setup Wizard > Administratie > Ondernemingsgegevens).
Ga vervolgens naar Setup Wizard > Administratie > Administratie-instellingen.
Klik op Wijzigen
Achter het veld Incassant Identificatienummer staat een "tandwiel-icoon" waarmee het nummer kan worden gegenereerd.
Klik erop en het nummer wordt gegenereerd. Als het icoon niet zichtbaar is, dan is er nog geen KvK nummer in de administratie ingevoerd.

Controleer de gegenereerde incassanten ID.
Een incassanten ID wordt u o.a. door uw bank verstrekt als u een nieuw SEPA incasso contract met uw bank afsluit.
Asperion kan het nummer genereren op grond van de SEPA regels voor Nederland. Toch kan het zijn dat het door de bank opgegeven nummer afwijkt van de standaard en dan is het van belang dat u het nummer dat u van de bank ontving gebruikt.
Klik op Opslaan
Niet vergeten om de invoer op te slaan!

Een nieuwe debiteur op incasso zetten vereist registratie van een incasso mandaat
Een nieuwe debiteur op incasso zetten door alleen maar een incasso-vinkje te plaatsen op de debiteurkaart is, onder de nieuwe incasso regels, niet meer voldoende. De bank heeft nl. veel meer informatie nodig per type incasso en die informatie wordt verzameld in een incasso mandaat.
Het vinkje is vervangen door het nieuwe tabblad Incasso op de debiteurkaart. Dit tabblad geeft toegang tot de mandaat registratie functie waarmee een incasso mandaat per debiteur aangemaakt kan worden.
Voor nieuwe "incasso" debiteuren, zelfs als u voorlopig nog doorgaat met incasso's in het CLIEOP bestandsformaat, moeten dus voortaan óók mandaten aangemaakt worden.

Nieuwe, SEPA compatibele mandaten aanmaken en registreren vergt de nodige tijd omdat uw debiteur eerst een nieuwe SEPA machtiging moet tekenen.
Beschikt u al over (oude) incasso machtigingen dan mogen die, onder bepaalde stricte voorwaarden, ook na de overgang naar SEPA nog gebruikt worden. Dat gaat weliswaar sneller maar hiervoor moet wel op een speciaal voorgeschreven manier een mandaat in Asperion aangemaakt worden. Zie de speciale instructies voor deze mandaten.

Incassobatches aanmaken in het SEPA formaat

Zodra uw administratie er klaar voor is en u het nodige met uw bank heeft geregeld, dan kunt u incassobatches in SEPA formaat aanmaken en versturen.

Kies dan in de filterbox van het Incasso voorstel scherm voor het exportformaat SEPA .
Lukt dit niet? Dan is er in de administratie een Incassanten ID ingevoerd en/of er is geen dagboek (bankboek) aanwezig waarmee SEPA incasso's mogelijk zijn.
Kies het gewenste type incasso.
Dit moet overeenkomen met het soort contract dat u met uw bank heeft afgesloten.
Bewerk de regels in het incassovoorstel totdat u er tevreden mee bent.
En klik op Genereer Incassobatch onder aan het scherm.

Overstappen op SEPA is onvermijdelijk. Met de nieuwe release heeft u echter nog de tijd om over te stappen tot medio 2014. Voor het nieuwe SEPA formaat moeten de stamgegevens van alle incasso debiteuren van de nieuwe IBAN en BIC codes voorzien zijn en moet het nodige met uw bank geregeld worden.

Nuttige links