Electronisch bankieren

Aanpassing werkwijze incassovoorstel
als gevolg van de nieuwe SEPA regels.

Het Incassovoorstel : van CLIEOP naar SEPA

Tips voor gebruikers die de incasso functie in het CLIEOP formaat al gebruiken

Incasso bestanden maken momenteel gebruik van het CLIEOP formaat.  Na medio 2014 accepteren banken dit formaat niet meer.
Met het oog op de komende veranderingen is de incasso functionaliteit in Asperion aangepast. Om een geleidelijke overstap mogelijk te maken kunnen incasso bestanden nog tot de overgangsdatum in het CLIEOP formaat aangemaakt worden.
Daarnaast is het nu ook ook mogelijk geworden om bestanden in het nieuwe SEPA formaat aan te maken.

 

U gaat nog even door met CLIEOP?

U kunt na deze release voor de incassofunctie zonder aanpassingen gewoon doorgaan met het aanmaken van CLIEOP bestanden voor al uw bestaande incasso debiteuren. Daarbij is het zoekfilter in het Incassovoorstel scherm wel uitgebreid.:
 
                            Newincassofilter

Voor de rest werkt het incasso voorstel scherm, voor wat betreft het aanmaken van incasso's in CLIEOP formaat, precies hetzelfde als voorheen.

 

Wat is er veranderd in het beheer van incasso instellingen?

Zodra u de incassoinstellingen wilt veranderen c.q nieuwe debiteuren op incasso wilt gaan zetten, dan is het belangrijk om van de volgende informatie op de hoogte te zijn :

  1. De bestaande incassoinstellingen per debiteur zijn met de release geconverteerd
    De bestaande incassoinstellingen per debiteur zijn voor u al aangepast op de debiteurkaart. Voor debiteuren waarvan de incasso status (Debiteurkaart > TAB Financieel/Fiscaal) al was aangevinkt, is een conversie gedaan zodat u diezelfde debiteuren kunt blijven incasseren zonder dat u iets in de stamgegevens hoeft te wijzigen. Met de conversie is de oude "incasso-vink" vertaald naar een incasso mandaat van het type doorlopende "Euro Incasso" waarmee incasso's uitgevoerd kunnen worden.

    Let op :
    Het kan zijn dat deze aangemaakte mandaten door het soms ontbreken van IBAN en/of BIC ten tijde van de conversie, niet aan SEPA regels voldoen en dan zijn ze niet voor incassobatches van het SEPA formaat te gebruiken.
    Uiterlijk vóór de overgangsdatum moet u deze mandaten dan, na aanvulling van de IBAN, BIC gegevens, door een nieuw mandaat vervangen. Zie de speciale instructies voor deze mandaten.

  2. Voor wijzigingen in de incassoinstellingen is de Incassant ID van de onderneming voortaan vereist.
    Een Incassant Identificatienummer is een uniek nummer voor ondernemingen die incasso's doen. Het nummer, dat met de SEPA regels werd ingevoerd, is een combinatie van het KvK nummer en het land waar uw onderneming gevestigd is. Om incassoinstellingen aan te kunnen passen moet dit nummer vanaf nu in de administratiegegevens ingevoerd zijn (Setup Wizard > Administratie > Administratie-instellingen).

    Het invoeren van het Incassant Identificatienummer is een eenmalige instelling.
    Als het Incassant Identificatienummer nog niet is ingevuld, dan doet u dit als volgt :

    • Zorg er voor dat het KvK nummer van de onderneming is ingevoerd (Setup Wizard > Administratie > Ondernemingsgegevens).

      Kvk Nr

    • Ga vervolgens naar Setup Wizard > Administratie > Administratie-instellingen.

      Incassantid

    • Klik op Wijzigen
       
    • Achter het veld Incassant Identificatienummer staat een "tandwiel-icoon" waarmee het nummer kan worden gegenereerd.
      Klik erop en het nummer wordt gegenereerd. Als het icoon niet zichtbaar is, dan is er nog geen KvK nummer in de administratie ingevoerd.

      Controleer de gegenereerde incassanten ID.
      Een incassanten ID wordt u o.a. door uw bank verstrekt als u een nieuw SEPA incasso contract met uw bank afsluit.
      Asperion kan het nummer genereren op grond van de SEPA regels voor Nederland. Toch kan het zijn dat het door de bank opgegeven nummer afwijkt van de standaard en dan is het van belang dat u het nummer dat u van de bank ontving gebruikt.

    • Klik op Opslaan
      Niet vergeten om de invoer op te slaan!


  3. Een nieuwe debiteur op incasso zetten vereist registratie van een incasso mandaat
    Een nieuwe debiteur op incasso zetten door alleen maar een incasso-vinkje te plaatsen op de debiteurkaart is, onder de nieuwe incasso regels, niet meer voldoende. De bank heeft nl. veel meer informatie nodig per type incasso en die informatie wordt verzameld in een incasso mandaat.
    Het vinkje is vervangen door het nieuwe tabblad Incasso op de debiteurkaart. Dit tabblad geeft toegang tot de mandaat registratie functie waarmee een incasso mandaat per debiteur aangemaakt kan worden.
    Voor nieuwe "incasso" debiteuren, zelfs als u voorlopig nog doorgaat met incasso's in het  CLIEOP bestandsformaat, moeten dus voortaan óók mandaten aangemaakt worden.

    Nieuwe, SEPA compatibele mandaten aanmaken en registreren vergt de nodige tijd omdat uw debiteur eerst een nieuwe SEPA machtiging moet tekenen.
    Beschikt u al over (oude) incasso machtigingen dan mogen die, onder bepaalde stricte voorwaarden, ook na de overgang naar SEPA nog gebruikt worden. Dat gaat weliswaar sneller maar hiervoor moet wel op een speciaal voorgeschreven manier een mandaat in Asperion aangemaakt worden. Zie de speciale instructies voor deze mandaten.

 

Incassobatches aanmaken in het SEPA formaat

Zodra uw administratie er klaar voor is en u het nodige met uw bank heeft geregeld, dan kunt u incassobatches in SEPA formaat aanmaken en versturen.

Overstappen op SEPA is onvermijdelijk. Met de nieuwe release heeft u echter nog de tijd om over te stappen tot medio 2014. Voor het nieuwe SEPA formaat moeten de stamgegevens van alle incasso debiteuren van de nieuwe IBAN en BIC codes voorzien zijn en moet het nodige met uw bank geregeld worden.

 

Nuttige links

 

Tags
Disclaimer:
De voor u beschikbare functies worden bepaald door het type abonnement dat is afgesloten. Sommige hier beschreven functies kunnen voor u dus niet beschikbaar zijn en/of soms iets anders werken dan zoals hier beschreven.

Hoewel bij de totstandkoming van de informatie in dit document de uiterste zorg is betracht en er naar gestreefd is om deze informatie zo compleet en volledig mogelijk te maken en te houden, kan Asperion noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Asperion wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Teksten kunnen, zonder kennisgeving vooraf, veranderd worden.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Asperion

© Copyright - Asperion® en het Asperion logo zijn zowel handelsnaam als geregistreerde handelsmerken van Asperion Software B.V.