Scans direct registreren met de smartphone!

Scans die met de AdmInbox module zijn geregistreerd worden automatisch geboekt. Met de Asperion Mobile Scan App is het voor gebruikers mogelijk om de scanregistratie al op de smartphone te doen, als deze functie behoort tot het Asperion abonnement. Het voordeel is dat een boekstukscan dan na upload automatisch ingeboekt kan worden.

Een korte uitleg aan de hand van enige schermen of klik hier voor andere mogelijkheden.

Voordat u begint

Heeft u toegang tot meerdere administraties? Zorg er dan voor dat de app gekoppeld is aan de juiste administratie om te voorkomen dat u misschien scans verstuurt naar de verkeerde administratie. De administratie waarmee de app gekoppeld is wordt de Actieve administratie genoemd. Alle informatie die via de app geraadpleegd wordt is afkomstig van deze administratie. Alle scans die geüpload worden, gaan naar deze administratie.
Gebruikers die toegang hebben tot meerdere administraties kunnen de actieve administratie veranderen door op de naam van de administratie te drukken bovenin het scherm.

Ga vervolgens als volgt te werk :

Maak eerst een scan aan met de app

Als de scan is geüpload, dan kan deze geregistreerd worden.
Om de registratievelden in te kunnen vullen, sleep op de registratie tab onder op het scherm naar boven. De registratievelden worden zichtbaar.

Voor boekstukken zijn meerdere velden beschikbaar.
Afhankelijk van het type document (Bon, Inkoop of Verkoop)
Selecteer het type boekstuk: Inkoop- , Verkoopfactuur of bon/kwitantie.
Klik op het eerste veld (Leverancier of Opdrachtgever of omschrijving van de bon).
Type bij een factuur de eerste letters van de relatie en een aantal relatienamen uit de administratie zal worden getoond.
Klik op de juiste relatie naam en voer vervolgens de overige velden in.
Indien de OCR functie al gegevens heeft gevonden, worden deze getoond in de registratievelden.
Klik op Registreren.
De scan wordt automatisch geboekt door de boekings logica in Asperion.

Gebruik de tab Historie om de reeds geregistreerde scans in te zien.
Klik op een regel om de registratie details en de status te zien.

Bestaat een relatie nog niet of heb je niet alle velden ingevuld?
Geen probleem. De ontbrekende velden kunnen ook later aangevuld worden met de registratiefunctie van de AdmInbox.

Waar zijn de scans terug te vinden?

Log met uw PC op de gebruikelijke manier in, in de (juiste) Asperion administratie. Als het bijvoorbeeld Inkoopfacturen betreft dan zijn met de app ge-uploade scans in de module Financieel te vinden op de pagina Te boeken inkoopfactuurscans. Als de administratie van de module AdmInbox en/of PortalDesk is voorzien, dan zijn dezelfde factuurscans ook in deze module(s) te vinden.

2-app 2admin Graphic

Wat hier voor inkoopfacturen is uitgelegd geldt uiteraard ook voor Verkoopfacturen en Bonnen/kwitanties. Scans die naar het Archief (elektronisch dossier) zijn verstuurd, zijn uiteraard altijd daar te vinden in de hoofdmap.

Kunt u de scans niet in uw administratie terugvinden?

Als u de scans niet ziet, dan heeft u met de app de scans waarschijnlijk naar een andere administratie gestuurd waar de app gebruiker toegang toe heeft. Verwijder deze scans uit die administratie en upload ze met de app opnieuw naar de juiste administratie nadat u met de Instellingen van de app deze gekoppeld heeft aan de gewenste administratie of download de scan uit de administratie om ze naar de juiste administratie te kunnen uploaden.

Heeft U nog geen Asperion abonnement? Gebruik de demo mode!

Als u niet over een inlog beschikt op uw Asperion administratie, dan kunt u de app niet gebruiken. U kunt wel alvast de app uitproberen om te zien of het ook voor u interessant is om een Asperion administratie aan te vragen en de app te gaan gebruiken.

Meer informatie

Klik hier voor meer informatie over dit onderwerp en/of daaraan gerelateerde onderwerpen.